Het is fijn als je magazijnen goed gevuld en op orde zijn, maar het is niet eenvoudig om dat zo te houden. De voorraad producten in je magazijn is immers voortdurend aan het wijzigen. Er komen nieuwe producten bij en er worden producten uit de magazijnen gebruikt. Bij grote organisaties is het bijna niet meer mogelijk om alle administratieve processen die te maken hebben met het magazijn handmatig bij te houden. Daarvoor is voorraadbeheer software nodig. Dan weet je op elk moment precies welke voorraden aanwezig zijn, welke in bestelling zijn en wanneer een nieuwe levering wordt verwacht.
Toegankelijk voor iedereen
In een productieomgeving die soepel draait worden vanuit alle delen van de organisatie handelingen verricht, waar het magazijn een rol bij speelt. Dat begint al bij de planning, als projecten worden opgestart. Door intelligente software voor het voorraadbeheer te gebruiken kunnen voor projecten die nog moeten beginnen al voorraden worden besteld. Het is essentieel dat het voorraadbeheer een integraal onderdeel is van de overige software in het bedrijf. Door dit slim in te richten heeft iedereen toegang tot informatie die gekoppeld is aan de voorraden in het magazijn.
Enterprise Ressource Planning (ERP)
Een bedrijf dat de volledige organisatie van alle bedrijfsafdelingen onderbrengt in een ERP systeem kan zeer snel acteren als er projecten worden gedraaid. De software houdt alle handelingen tussen de bedrijfsonderdelen bij, zodat veel tijd wordt gewonnen op het gebied van planning. Als bijvoorbeeld een project wordt opgestart en duidelijk is welke impact dat heeft op de voorraden in het magazijn, zal het systeem nauwkeurig rapporteren wanneer er bestellingen moeten worden geplaatst om de voorraden in het magazijn op niveau te houden.
Grote mate van ondersteuning
Wanneer er door bedrijven wordt overwogen om software aan te schaffen voor het voorraadbeheer is het advies om niet een te simpel pakket te kiezen. Het is beter om een pakket op de groei aan te schaffen. Daarin kan op termijn het voorraadbeheer van meerdere magazijnen worden ondergebracht. Het is ook goed om proactief te besluiten koppelingen te maken met de boekhouding en het ordermanagement door de software te laten ondersteunen. Het is niet nodig om het voorraadbeheer van het magazijn tegelijk met de andere onderdelen van een ERP systeem te implementeren. Dat kan ook stapsgewijs worden gedaan.